La Secretaria General d’Administració Digital ha fet arribar un seguit de consideracions que cal tenir en compte per tramitar amb èxit la sol·licitud d’autorització als serveis de verificació i consulta de dades que gestiona la Plataforma d’Intermediació de Dades (PID).
Són indicacions que ja hem anat recordant els darrers anys en formacions i posts als blogs i que la PID té publicades a la seva pàgina sobre els Serveis i Informació de la PID.
Us les resumim perquè us serveixin de guia a l’hora de donar llum a les vostres normatives i formularis.
1.El ciutadà haurà d’estar informat de les dades que es consultaran (principi de transparència). Això es pot fer de dues maneres: amb un llistat al formulari de sol·licitud amb les dades a consultar o bé fent referència a l’apartat de la norma que regula la necessitat de la consulta. Es recomana un formulari concret per aquell procediment; no se solen acceptar formularis genèrics de consulta de dades.
2. En general, les consultes estaran emparades per l’article 6.1c del Reglament (UE) 2016/679 i no requeriran consentiment exprés. Això vol dir que, en general, no heu de fer servir la fórmula “Autoritzo a…” i reservar-la bàsicament per al cas de requerir dades tributàries.
3.Com dèiem en el punt anterior, no es requereix en general el consentiment exprés però sí cal donar la possibilitat al ciutadà d’oposar-se a la consulta de dades.
Per tant, en un mateix formulari ens podem trobar dos tipus de consentiment: l’exprés per a dades tributàries i la no oposició a la consulta de les dades de la resta.
4. I si aquesta oposició es dona, ha de ser motivada.
La PID indica que si no s’exigeix al ciutadà la motivació de la seva oposició no serà motiu per frenar la sol·licitud ja que no hi ha minva de drets. El fet de justificar l’oposició s’aconsella amb l’objectiu d’evitar que les Administracions us trobeu oposicions indiscriminades a la consulta de dades (el que es diu oposició “ad notum”, a voluntat) i que tinguin com a finalitat l’ocultació o el falsejament de dades.
5. És necessari que el formulari de sol·licitud o les bases de la convocatòria informin clarament al ciutadà d’on podrà exercir els seus drets si vol oposar-se motivadament. Teniu un exemple a la Sol·licitud d’autorització per tipus de procediment als serveis de Via Oberta.
6. En cas que el ciutadà manifesti una oposició motivada, haurà d’aportar obligatòriament els documents sobre els quals ha manifestat la seva oposició. Si no ho fa, no es pot estimar la sol·licitud.
Respecte aquest punt, es fa una altra recomanació: que en el disseny dels procediments administratius i formularis electrònics es contempli la possibilitat que en el mateix formulari electrònic el ciutadà pugui exercir aquest dret d’oposició i aportar tota la documentació justificativa requerida en el mateix moment de presentació de la sol·licitud. Segons la PID, si es fa així s’eviten retards i ineficiències en la gestió integral del procediment.
En cas de no incloure aquesta possibilitat o que el dret d’oposició s’exerceixi fora del formulari (per exemple, a la Seu) pot implicar dilacions en la gestió administrativa si s’ha de resoldre primer el dret d’oposició de ciutadà i que, per tant, es condicioni el bon desenvolupament del procediment.
7. En cas de verificació de dades, és a dir, quan el ciutadà aporta la informació i el sistema retorna un si/no, no serà necessari un formulari específic d’aquell procediment per exercir el dret d’oposició. N’hi haurà prou amb el que ja estigui habilitat per exercir aquest dret sobre les dades que el ciutadà aporta (exercici de drets ARCO-POL).
